关于印发《山东商务职业学院

会议费管理办法》的通知

鲁商务财字〔2021〕5号

各处室，二级学院、教学部，济南校区：

为进一步加强和规范学校会议费管理，节约会议费开支，经学校研究决定，现印发《山东商务职业学院会议费管理办法》，请遵照执行。

                                            山东商务职业学院 

2021年8月23日

山东商务职业学院会议费管理办法

第一章 总则

第一条 为加强和规范学校会议费管理，节约会议费开支，根据中共山东省委山东省人民政府关于印发《山东省实施〈党政机关厉行节约反对浪费条例〉办法》的通知（鲁发〔2014〕5号）、《山东省省直机关会议费管理办法》（鲁办发〔2014〕6号）、《关于调整省直机关会议费标准的通知》(鲁财行〔2017〕2号）和《关于完善财政科研项目资金管理政策的实施意见》（鲁办发〔2016〕71号）等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各处室、二级学院、教学部、济南校区（以下简称“各单位”）。本办法中的会议是指各单位举（承）办各类学术会议、管理会议等，各单位内部日常召开的会议一般不得列支会议费。

第三条  学校各单位举（承）办会议应与学校教学、科研活动和管理工作紧密相关，坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量，规范会议管理。应当将会议费纳入学校年度预算，细化到具体的会议项目，并单独列示，应当严格控制会议费规模，执行中不得突破。

第二章 会议审批和管理

第四条 按照省直机关会议分类标准，原则上学校各类会议应参照三类会议标准执行。

第五条 学校会议按以下程序和要求进行审批。学校各单位应严格落实会议审批制度，从严从紧控制三类会议。学校各单位召开会议，应当提前向会议审批部门提交书面请示汇报，说明会议名称、会议理由、主要内容、会议时间、会议地点、参会人数、所需经费及列支渠道等。会议请示报告由学校办公室受理，经财务处审核，统一呈报学校党委会或校长办公会或主要领导批准，学校财务处将会议费统筹纳入年度预算管理。

第六条 会议费实行预算管理，从严控制学校年度会议经费总规模。学校各二级学院由部门预算统筹安排，其他单位由学校预算公用经费统筹安排，各单位应在学校预算一上阶段，将三类会议费预算在公用经费中单独列示，财务处按照学校办公室转报的会议研究或批复为依据，审核通过后，随年度预算批复下达。

第七条 学校各单位应严格执行三类会议不超过1天规定。会议报到和离开时间合计不超过1天。

第八条 学校各单位应当严格控制会议规模，压减参会人员，不请与会议内容无关的单位和人员参会。原则上，学校各类会议参会人员一般不超过150人，其中，会议工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

第九条 学校各单位举办会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。传达、布置类会议优先采取电视电话、网络视频会议方式召开，应当控制规模，限制时间，节约费用支出。

第十条 不能采用电视电话、网络视频召开的会议，会议召开场所应当在学校协议酒店或纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等会议场所举办，住宿费、伙食费和其他费用（含会议室租金）按照协议价格结算。未纳入定点范围，价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、培训中心，可优先作为会议场所。

参会人员以驻烟单位为主的会议不得到烟台以外召开。参会人员在50人以内的，原则上在校内会议室召开。各单位均不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第三章 会议开支范围、标准及报销规定

第十一条 会议费的开支范围包括：住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理规定回原单位报销。

第十二条 会议费开支实行综合定额控制。

会议费综合定额标准如下：

（一）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（二）会议费定额控制标准中“其他费用”，包括会议场地租赁费、交通费、文件资料的印刷费等。

第十三条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，报销时，从相应的支出科目中支出。

（一）会议代表旅费，原则上回所在单位报销。确因教学、科研等工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，由学校主要领导签批，可按照规定予以报销。

（二）会议工作人员原则上不发放劳务费。确因教学、科研等工作需要，邀请专家产生的专家费可按照《山东商务职业学院专家费管理与发放办法》执行。

第十四条  会议费在《政府收支分类科目》规定的“商品和服务支出”类“会议费”款级经济科目中列支。

第十五条 会议费实行一会一结算，各单位党政负责人对发生的会议费的真实性负责。各单位在会议结束后，应当及时汇总票据，集中一次性办理报销手续，原则上不得跨年度报销。财务部门要严格按规定审核会议费开支，对超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。

第十六条 会议费支付应严格按照规定，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。对于使用多资金渠道举（承）办的会议，会议收取会务费、资助费的，必须开具合法票据，并纳入学校财务核算，严格落实收支两条线管理，不得坐收坐支，杜绝任何形式任何名义的资金体外循环。

第十七条 会议费报销时应提供以下资料:会议计划批文或校领导办公会议研究纪要；会议通知（包含会议议程）；经审批的会议费预算表。实际参会人员签到表（包括姓名、工作单位、职务或职称、联系方式等），线上会议应提供会议截图；发票（含真伪验证）、明细清单、付款电子结算单等凭证；其他相关材料。如委托第三方机构举办的会议，须附与会务公司签订的委托协议（合同）、受托方确认的会议费用汇总表、费用发票复印件和明细单据的复印件等凭证。

第十八条 各单位应严格控制会议住宿用房标准，以标准间为主；会议用餐安排自助餐或者工作餐，不提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议场地不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

严禁违规使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等办公设备以及开支与本次会议无关的其他费用；严禁组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁以任何名义发放纪念品；严禁额外配发洗漱用品；严禁套取会议资金；严禁在会议费中列支公务接待费等费用。

第十九条 学校科研项目中的会议可按照《关于完善财政科研项目资金管理政策的实施意见》文件规定，秉承精简高效、厉行节约的原则，合理确定会议次数、天数、人数和会议费开支标准、范围等。

第四章　会议费公示与年度报告制度

第二十条  各单位应将非涉密会议名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在本单位内部公示，具备条件应当向社会公开。

第二十一条 各单位在每次会议结束后，如实反映会议费支出情况，编报会议决算情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）报送财务处。

第二十二条 财务处对各单位报送的会议情况进行年度汇总分析，并将情况报告党委。针对执行中存在的问题，及时完善相关制度。

第五章 监督检查与责任追究

第二十三条  各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十四条 学校纪检监察处、财务处、审计等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）会议计划的编报、审批和执行情况；

（二）会议费开支范围和标准执行情况；

（三）会议费报销和支付情况；

（四）会议会期、规模、定点召开情况；

（五）会议费管理和使用的其他情况。

第二十五条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究相关单位和人员的责任。

（一）计划外召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

（六）其他违反本办法规定的。

有上述所列行为之一的，由财务处会同有关部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接责任人和相关负责人，报请学校给予相应处分。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

第六章 附则

第二十六条 本办法由学校财务处负责解释。

第二十七条 本办法自发布之日起执行。

附件：1.山东商务职业学院会议审批表

   2.山东商务职业学院会议费预算/决算申请表

附件1：

山东商务职业学院会议审批表

附件2：

山东商务职业学院会议费预算/决算申请表